با بزرگ شدن شرکتها و توسعه کسب و کارها ، از یک سو نیازمندیها ، پیچیدگی فرایندها و عملیات مورد استفاده افزایش یافته و از سوی دیگر انجام محاسبات دقیق و پیچیده ، نگهداری سوابق قابل اتکاء و استناد بدست آمده از نتایج عملیات با روشهای سنتی زمان بر، دشوار و برخی اوقات غیر ممکن می گردند . در این شرایط است که نبود یک سامانه جامع و یکپارچه با کاربری آسان بیش از پیش احساس میشود .
راهکارهای جامع ERP در این زمان میتواند به عنوان انتخابی سرآمد و بهینه برای کسب و کارها در دسترس بوده و با بکارگیری آن بسیاری از مشکلات معمول مرتفع گشته و با سرعت بخشیدن به جستجو و یافتن اطلاعات مورد نیاز کسب و کارها باعث رشد و توسعه روز افزون آنها گردد .
ERP چیست ؟
راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) که به اختصارERP نامیده میشود به مجموعه ماژول های جامعی اطلاق میگردد که بخش های مختلف یک کسب و کار را با یکدیگر یکپارچه نموده و باعث برقراری انظباط ، انسجام و تسهیل ارتباطات در سازمان شده و در نهایت منجر به تصمیم گیری های آگاهانه و هدفمند میشود .
ERP به کسب و کارها این اجازه را می دهد تا منابع خود از قبیل مواد، منابع انسانی، منابع مالی و سایر منابع دیگر را به شکلی بهینه در سطوح مختلف سازمان مدیریت نمایند.
مهمترین وجه تمایز یک راهکارERP از دیگر نرم افزارهای جداگانه و جزیره ای ، وجود یک پایگاه داده مشترک است که از طریق ماژول های مختلف به اطلاعات دارای مرزبندی مشخص با سطوح دسترسی لازم دست یایند.
در هر فرایند کسب و کار هر زیر سیستم (ماژول) با به اشتراک گذاری اطلاعات خود با دیگر زیر سیستمها امکان یکپارچگی اطلاعات را در سطح سازمان مهیا می نماید. این بدان معنی است سازمان هایی که از راهکارهای ERP استفاده می‌کنند به دلیل عدم نیاز به ورود یا بازخوانی چندباره اطلاعات و گردش کار، تا حد زیادی در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا سیستم با اشتراک‌گذاری داده‌ها و منابع، باعث ایجاد دقت و ارتباط بیشتر بین بخش‌های مختلف سازمان میگردد .
با استفاده از چنین داده‌هایی است که یک راهکار ERP میتواند با بهره گیری از ماژولهای مختلف ، گردش کاری سازمان را خودکار، ساده و یکپارچه نموده و سرانجام عملیات یک فرایند را پیگیری کرده و برای بهینه سازی روالهای سازمان، مورد تحلیل و بازنگری قرار دهد این مهم در نهایت بدانجا می انجامد که فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان را سریع‌تر و هوشمندانه‌تر می نماید.جستجو و یافتن اطلاعات مورد نیاز کسب و کارها باعث رشد و توسعه روز افزون آنها گردد .
نحوه عملکرد ERP
ماژول ها در راهکار ERP با به اشتراک گذاری داده های خود در یک پایگاه اطلاعاتی مشترک، اطلاعات و داده های کسب‌و‌کار را از واحد های مختلف جمع‌آوری کرده و با ذخیره‌سازی آن به کاربران نهایی، از جمله واحد مالی، واحد خرید و سایر بخش‌ها، این اجازه را می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته و با جستجو و واکشی داده های مورد نیاز خود به تحلیل داده های آماری سازمان اقدام نمایند.
به جای اینکه کارمندان در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم افزار گسسته گزارشهای خود را تهیه کنند، ماژول های ERP امکان تولید گزارشهای متحد الشکل از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می‌کنند.
راهکار ERP ، داده‌های کسب‌و‌کار را در لحظه در سرتاسر سازمان در دسترس کاربران مجاز قرار می‌دهد که این امر باعث میشود تا کسب و کارها به سرعت با روالهای مدیریتی سازگار شده و به تغییرات لازم الاجرا با کمتربن اصطکاک و مقاومت همراه شوند. داده‌های کسب‌و‌کاری موجود در ماژول های ERP امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را در یک شرکت فراهم نموده و همچنین میتوانند داده‌ها را با طرف سوم و فروشندگان به اشتراک بگذارند تا کارایی در زنجیره فرایند را بهبود ببخشند .
مزایای استفاده از ERP
سئوال اساسی در این بخش این میباشد که بهره مندی از راهکارهای ERP چه مزایا و محاسنی برای هر کسب و کار دارد .
در نگاه نخست این مزایا را میتوان به سه دسته کلی تقسیم نمود که شامل :1- صرفه جویی در هزینه ها ، 2- افزایش فرصت های درآمد زایی و 3- بهبود اثر بخشی فرایندها در کسب و کار بر شمرد.
از جمله دیگر مزایای استفاده از یک راهکار ERP می توان به موارد زیر اشاره نمود :
* پیاده سازی پلتفرمی قدرتمند برای مستند سازی و یکپارچگی فرایندها
* ایجاد یک کاتالیزور برای نوآوری در کسب‌و‌کار
* افزایش خودکار و هوشمند کارآیی، با جمع‌آوری داده‌ها
* کاهش ریسک‌های کسب و کار
* یکپارچگی اطلاعات و داده‌ها با به اشتراک‌گذاری آنها
* هوش کسب و کار بهینه
* بهبود مدیریت زنجیره تأمین
* ساده سازی فرایندها
* گزارش‌گیری و برنامه‌ریزی بهتر با دسترسی موثرتر به پایگاه داده
* امکان محاسبه و نظارت آنی بر سودآوری کسب و کارها
چالش های ERP و BPMS
سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) که به آن BPMS می‌گویند؛ یک راهکار جامع نرم افزاری برای بهینه‌سازی فرایندهای یک کسب و کار از طریق تعریف، طراحی، اجرا و تحلیل فرایندها میباشد .
ERP مجموعه‌ای از ماژول های یکپارچه است که به کسب و کارها این اجازه را می‌دهد تا منابع خود را مدیریت کنند. در واقع ERP ، راه‌حلی برای تعریف فعالیت‌های متنوع در سطوح مختلف سازمان است.
در هر یک از راهکارهای ERP و BPMS اهداف مشترکی وجود داشته که در روش و مدل استفاده از ابزار دارای تفاوتهای مشهودی میباشند .
در حال حاضر در ایران برخی به اشتباه معتقد میباشند که سیستم های ERP نقطه مقابل نرم افزارهای BPMS میباشند، در حالیکه این نظریه به نظر صحیح نمیباشد. با بررسی های موشکافانه میتوان به این نتیجه رسید که نرم افزارهای BPMS میتوانند بعنوان بازوی کمکی در اجرای هر چه بهینه تر راهکارهای ERP در سازمان ها استفاده شده و عملا نقش مکمل را ایفا نمایند .
در صورت استفاده از نرم افزارهای BPMS به صورت مستقل، باید تمامی فرایندها و گردش کار یک کسب و کار با صرف زمان و هزینه گزاف، طراحی و تولید گردند، و تمامی زیر سیستمهای تولید شده از این طریق در نهایت منجر به ایجاد بستر کوچکی از یک راهکار ERP میگردد .
اما در صورت بهره مندی از یک راهکار ERP در یک سازمان میتوان با کمترین هزینه و زمان به بیشترین سطح سازگاری با نیازمندیهای مورد نیاز رسید. و بعد از آن در صورت نیاز میتوان با استفاده از ابزارهای BPMS این راهکارها را تنها به صورت گرافیکی و به شکل های گردش کار برای هر کسب و کاری شخصی سازی نمود و روال تولید شده توسط BPMS را برای اجرا به برنامه ERP منتقل نمود این در حالیست که در نرم افزار ERP همین امکان به صورت ماژولهای شخصی سازی هر زیر سیستم در نهایت سادگی و کاربر پسند نیز مهیا می باشد.
نتیجه گیری
بررسی تمامی این چالش ها در شرکت سرمد ما را بر آن داشت که در ارائه راهکارهای خود بتوانیم در کنار یک ERP جامع از ابزارهای بومی سازی ( شخصی سازی ) ماژول ها نیز استفاده نموده تا ضمن ارائه BestPractice ها به ازای هر کسب و کار بتوانیم بر اساس نیازمندیها و فرایندهای مورد تاکید هر شرکت، تغییرات لازم را در زیر سیستمها شخصی سازی نماییم .
به همین دلیل تیم فنی سرمد با اتکاء به دانش و تجربه خود موفق به طراحی و تولید ابزاری شده است که بوسیله آن میتواند به ازای هر کسب و کار، کلیه ماژول های ERP خود را بر مبنای فرایندها و گردش کار آن کسب و کار در کمترین زمان ممکن و پایین ترین هزینه شخصی سازی نماید .
شایان ذکر است که با بهره گیری از همین ابزار، شرکت سرمد این امکان را دارد که نرم افزارهای سفارشی هر کسب و کار را نیز بدون محدودیت در کمترین زمان ممکن و با کمترین ریسک تولید و عرضه نماید.
